Рахунок-фактура (рахунок на оплату, інвойс) — документ, яким виконавець повідомляє замовнику, скільки й на які реквізити заплатити. Це найперший документ у ланцюжку «рахунок → оплата → акт або накладна», і саме його найчастіше просять «скинути» клієнти.
Обов'язкові реквізити
Затвердженої форми немає, але щоб рахунок працював як документ і не викликав питань у бухгалтерії клієнта, у ньому мають бути:
- Назва документа, номер, дата.
- Постачальник: для ФОП — «ФОП Прізвище Ім'я По батькові», РНОКПП; для ТОВ — повна назва, код ЄДРПОУ; адреса; ІПН — для платників ПДВ.
- Банківські реквізити: IBAN (29 символів, починається з UA), назва банку.
- Покупець: назва або ПІБ, код ЄДРПОУ або РНОКПП, адреса.
- Таблиця: найменування, одиниця виміру, кількість, ціна, сума по рядку.
- Підсумок: разом, ПДВ (або «без ПДВ»), усього до сплати — цифрами і прописом.
- Бажано: підстава (номер договору), строк оплати, контакти.
Підпис і печатка не обов'язкові. Готовий приклад — на сторінці зразок рахунку-фактури.
Рахунок для ФОП: особливості
- IBAN — обов'язково підприємницького рахунку. Оплата на особисту картку — ризик визнання доходу фізособи з ПДФО 18% + ВЗ 5%.
- Вкажіть «Платник єдиного податку ___ групи, не платник ПДВ» — бухгалтер клієнта не питатиме про податкову накладну.
- ФОП 2 групи: перед виставленням рахунку компанії переконайтесь, що вона — платник єдиного податку, інакше послуга заборонена.
- Для іноземного клієнта — інвойс англійською в валюті, з SWIFT-реквізитами; дохід визнається за курсом НБУ на дату зарахування.
Рахунок з ПДВ для ТОВ
Платник ПДВ показує ціни без ПДВ, окремо суму ПДВ 20% і підсумок «у т. ч. ПДВ». Обов'язково — ІПН платника. Рахунок не замінює податкову накладну: її треба скласти на дату першої події (оплата або відвантаження) й зареєструвати в ЄРПН. Для ТОВ на 3 групі 5% рахунок виставляється без ПДВ, як і у ФОП. Шаблон — рахунок ТОВ з ПДВ.
Нумерація й строки
Нумерація — довільна, головне унікальність у межах року: наскрізна (1, 2, 3…) або з датою (260913-01). Строк дії рахунку законом не встановлений; на практиці пишуть «оплатити протягом 5 робочих днів» або «дійсний до …» — це захищає від оплати за старою ціною.
Рахунок, акт, накладна: що коли
| Документ | Коли | Що підтверджує |
|---|---|---|
| Рахунок-фактура | до оплати | суму й реквізити для платежу |
| Акт виконаних робіт | після надання послуги | факт і обсяг послуги — первинний документ |
| Видаткова накладна | при передачі товару | передачу товару — первинний документ |
| Податкова накладна | перша подія, лише платники ПДВ | податкові зобов'язання й кредит з ПДВ |
Джерела: Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» ст. 9; лист Мінфіну №35210-07/23-1494/1162 від 16.02.2017; ПКУ ст. 201.